Trong một thế giới luôn vận động không ngừng, các doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức ngày càng lớn. Để tồn tại và phát triển, các tổ chức cần xây dựng một nền tảng vững chắc, trong đó truyền thông nội bộ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hãy tưởng tượng một công ty mà mọi người đều làm việc một cách độc lập, không có sự kết nối và chia sẻ thông tin. Điều gì sẽ xảy ra? Kết quả chắc chắn sẽ không khả quan. Đó là lý do tại sao truyền thông nội bộ không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là một yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng Business Up tìm hiểu khái niệm truyền thông nội bộ là gì và tầm quan trọng của hoạt động này qua bài viết sau.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là gì? Đây là một quá trình trao đổi thông tin có hệ thống diễn ra bên trong một tổ chức. Điều này bao gồm việc truyền đạt thông tin, ý tưởng và thông báo từ ban lãnh đạo đến nhân viên, giữa các phòng ban và giữa các cấp bậc quản lý. Mục tiêu chính của hoạt động này là đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều hiểu rõ về mục tiêu, chiến lược, giá trị và văn hóa của doanh nghiệp. Thông qua các hoạt động truyền thông kể trên, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và tăng cường hiệu quả hoạt động.
Truyền thông nội bộ là gì?
Ý nghĩa việc thực hiện truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp
Sau khi đã hiểu rõ khái niệm truyền thông nội bộ là gì, sau đây hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa của việc thực hiện truyền thông nội bộ. Theo một nghiên cứu gần đây, các doanh nghiệp có hệ thống truyền thông nội bộ phù hợp thường có năng suất làm việc cao hơn và tỷ lệ giữ chân nhân tài tốt hơn. Cụ thể là:
Nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ đóng vai trò như một chiếc cầu nối, kết nối ban lãnh đạo với nhân viên, giúp mọi thành viên trong tổ chức hiểu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp. Khi thông tin được chia sẻ một cách minh bạch và kịp thời, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng, từ đó tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người đều có thể đóng góp ý kiến và sáng kiến. Tính minh bạch cũng giúp giảm thiểu những hiểu lầm, tin đồn không đáng có, góp phần xây dựng lòng tin và sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.
Nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp
Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp thống nhất
Văn hóa doanh nghiệp là tổng hòa những giá trị, niềm tin và hành vi của các thành viên trong tổ chức. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Thông qua việc chia sẻ những câu chuyện, những giá trị cốt lõi, những hành vi được khuyến khích và những hành vi cần tránh, hệ thống nội bộ này giúp mọi người hiểu rõ hơn về bản sắc của doanh nghiệp và cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp thống nhất
Xem thêm: Khủng Hoảng Truyền Thông Là Gì? Cách Xử Lý Hiệu Quả Để Bảo Vệ Thương Hiệu
Xây dựng kênh thông tin hai chiều minh bạch
Truyền thông nội bộ không chỉ là việc truyền đạt thông tin từ trên xuống mà còn là một kênh giao tiếp hai chiều. Khi nhân viên có cơ hội được chia sẻ ý kiến, đóng góp vào quá trình ra quyết định, họ sẽ cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp thu thập được những ý tưởng sáng tạo mà còn tạo ra một môi trường làm việc dân chủ, nơi mọi người đều được lắng nghe.
Giúp ích cho việc tương tác hai chiều
Xây dựng tinh thần đoàn kết trong tổ chức
Một hệ thống truyền thông nội bộ lý tưởng giúp tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người cùng nhau chia sẻ mục tiêu, cùng nhau đối mặt với khó khăn và cùng nhau tận hưởng thành công. Việc tổ chức các hoạt động giao lưu, chia sẻ, công ty có thể tạo ra những cơ hội để nhân viên làm quen, hiểu rõ nhau hơn và cùng nhau xây dựng một tinh thần đồng đội mạnh mẽ.
Thúc đẩy sự đoàn kết trong doanh nghiệp, tổ chức
Thu hút các ứng viên tài năng
Một doanh nghiệp có hệ thống truyền thông nội bộ tốt thường được đánh giá cao bởi các ứng viên tiềm năng. Khi các ứng viên tìm hiểu về công ty, họ sẽ quan tâm đến văn hóa doanh nghiệp, cơ hội phát triển và cách mà công ty đối xử với nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh tích cực, thu hút những ứng viên tài năng và phù hợp với văn hóa của công ty.
Giúp thu hút nhân tài tiềm năng và phù hợp với doanh nghiệp
Nâng cao khả năng phòng ngừa rủi ro
Truyền thông nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về các quy định, quy trình làm việc và các vấn đề an toàn. Khi nhân viên được trang bị đầy đủ thông tin, họ sẽ có thể phòng tránh các sai sót, giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống thông tin này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý các vấn đề tiềm ẩn một cách kịp thời.
Nâng cao khả năng phòng tránh, phòng ngừa rủi ro
Xem thêm: B2B Marketing là gì? Các bước xây dựng mô hình B2B Marketing
Các kênh và thông điệp trong truyền thông nội bộ
Trong một tổ chức, thông tin chính là sức mạnh. Việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả đến toàn bộ nhân viên là điều vô cùng quan trọng. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, bao gồm các kênh truyền thông đa dạng và những thông điệp có sức thuyết phục. Vậy các kênh truyền thông nội bộ là gì?
Về kênh truyền thông nội bộ
Kênh truyền thông nội bộ là những phương tiện mà doanh nghiệp sử dụng để truyền tải thông tin đến nhân viên. Với sự phát triển của công nghệ, các kênh truyền thông ngày càng đa dạng và mang lại tác động tích cực hơn.
Kênh truyền thông truyền thống:
- Ấn phẩm nội bộ: Báo nội bộ, tạp chí nội bộ, sách hướng dẫn… mang đến thông tin chi tiết, có tính hệ thống và thường được lưu trữ để tham khảo sau này.
- Bảng tin nội bộ: Đặt tại những vị trí dễ nhìn, bảng tin truyền tải thông tin ngắn gọn, trực quan, cập nhật thường xuyên.
- Thư từ nội bộ: Email, thư thông báo… là kênh truyền thông nhanh chóng, linh hoạt, phù hợp để gửi thông tin đến từng cá nhân hoặc nhóm nhân viên.
- Poster, banner: Thiết kế ấn tượng, bắt mắt, poster và banner thường được sử dụng để truyền tải thông điệp ngắn gọn, súc tích.
- Hội nghị, họp mặt: Tạo cơ hội tương tác trực tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên, giúp giải đáp thắc mắc và xây dựng tinh thần đồng đội.
Các kênh truyền thông nội bộ truyền thống là gì?
Kênh truyền thông hiện đại:
- Mạng nội bộ (intranet): Là một hệ thống mạng riêng, cung cấp một kho tàng thông tin phong phú, cập nhật và dễ dàng tìm kiếm cho nhân viên.
- Mạng xã hội nội bộ: Tạo ra một không gian tương tác, chia sẻ thông tin, ý tưởng giữa các nhân viên.
- Mạng xã hội: Các nền tảng như Facebook, LinkedIn, Yammer… được sử dụng để kết nối nhân viên, chia sẻ thông tin và xây dựng cộng đồng.
- Video: Các video ngắn, súc tích, hấp dẫn giúp truyền tải thông tin một cách sinh động và dễ nhớ.
- Ứng dụng di động: Các ứng dụng trên điện thoại thông minh giúp nhân viên truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.
Các kênh truyền thông nội bộ hiện đại gồm có những gì?
Về thông điệp truyền thông nội bộ
Thông điệp này là những thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền đạt đến nhân viên. Nội dung thông điệp cần sở hữu sự đa dạng nhưng vẫn dễ hiểu và súc tích, bao gồm:
- Thông tin về doanh nghiệp: Lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, thành tích…
- Thông tin về hoạt động kinh doanh: Kế hoạch, dự án, chiến lược, kết quả kinh doanh…
- Thông tin về văn hóa doanh nghiệp: Giá trị, quy tắc, chuẩn mực, các hoạt động văn hóa…
- Thông tin về nhân viên: Thành tích, thăng tiến, các hoạt động của công đoàn…
- Thông tin về chính sách: Chính sách lương thưởng, phúc lợi, đào tạo…
- Thông tin về các sự kiện: Hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm…
Thông điệp là yếu tố quan trọng
Các bước xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ
Nội dung tiếp theo đây, hãy cùng Business Up bỏ tìm hiểu kỹ càng hơn về quy trình lập kế hoạch và triển khai truyền thông nội bộ là gì nhé!
Đánh giá thực trạng, tiềm lực của doanh nghiệp
Bước đầu tiên là đánh giá toàn diện tình hình truyền thông nội bộ hiện tại của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định các kênh truyền thông đang sử dụng, hiệu quả của các kênh này, nội dung thông tin đang được truyền tải, cũng như những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong hoạt động truyền thông. Ngoài ra, cần đánh giá tiềm lực của doanh nghiệp về nhân lực, tài chính, công nghệ để có thể xây dựng một kế hoạch phù hợp và khả thi.
Theo quy trình, đầu tiên cần đánh giá thực trạng doanh nghiệp
Xem thêm: Hành vi khách hàng là gì? Quy trình ra quyết định mua hàng
Xác định mục tiêu cần đạt được
Mục tiêu truyền thông nội bộ cần được đặt ra một cách rõ ràng, cụ thể, đo lường được và thích hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ví dụ: tăng cường sự gắn kết của nhân viên, nâng cao nhận thức về sản phẩm mới, cải thiện hiệu suất làm việc… Mục tiêu cần đáp ứng tiêu chí SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
Mô hình SMART hữu ích trong việc xây dựng kế hoạch
Xác định đối tượng truyền thông nội bộ
Đối tượng truyền thông bên trọng tổ chức có thể là toàn bộ nhân viên, một bộ phận nhân viên cụ thể (nhân viên mới, cấp quản lý…) hoặc các nhóm đối tượng khác như đối tác, khách hàng. Việc xác định rõ đối tượng giúp doanh nghiệp xây dựng thông điệp và lựa chọn kênh truyền thông tương ứng.
Xây dựng thông điệp
Thông điệp cần ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và phù hợp với đối tượng. Nội dung thông điệp phải rõ ràng, hấp dẫn, truyền cảm hứng và tạo được sự đồng cảm. Đồng thời, thông điệp cần được xây dựng dựa trên những giá trị cốt lõi và văn hóa của doanh nghiệp.
Thông điệp nên chú trọng sự súc tích, ngắn gọn và thích hợp
Xây dựng kế hoạch và ngân sách
Kế hoạch truyền thông trong nội bộ bao gồm các hoạt động cụ thể, thời gian thực hiện, người chịu trách nhiệm, ngân sách dự kiến và các chỉ số đo lường. Kế hoạch cần được xây dựng chi tiết và linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết. Ngân sách cần được phân bổ hợp lý cho các hoạt động truyền thông.
Tiến hành thực thi kế hoạch
Giai đoạn này, các hoạt động truyền thông sẽ được triển khai theo đúng kế hoạch đã xây dựng. Trong quá trình thực hiện, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan để đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả.
Đo lường kết quả và đánh giá, cải tiến nếu cần
Việc đo lường và đánh giá là vô cùng quan trọng để đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông. Doanh nghiệp cần xác định các chỉ số đo lường phù hợp như tỷ lệ mở email, số lượng người tham gia sự kiện, mức độ hài lòng của nhân viên… Dựa vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh cần thiết để cải thiện tác động của kế hoạch trong tương lai.
Đo lường và cải tiến nếu cần thiến để hoàn thiện
Ai chịu trách nhiệm về truyền thông nội bộ?
Truyền thông nội bộ là một hoạt động đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, trách nhiệm chính thường được giao cho một bộ phận hoặc một cá nhân cụ thể.
- Bộ phận nhân sự: Đây thường là đơn vị chịu trách nhiệm chính về truyền thông trong nội bộ. Lý do là nhân sự làm việc trực tiếp với con người, hiểu rõ nhu cầu và tâm lý của nhân viên. Họ có thể tổ chức các hoạt động như đào tạo, đánh giá, phúc lợi, sự kiện nội bộ, từ đó xây dựng một môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
- Bộ phận truyền thông: Nếu doanh nghiệp có bộ phận truyền thông, họ sẽ hỗ trợ xây dựng thông điệp, hình ảnh của doanh nghiệp, lựa chọn kênh truyền thông và đo lường hiệu quả của các hoạt động truyền thông.
- Các bộ phận khác: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có vai trò quan trọng.
Ví dụ:
- Bộ phận marketing: Thực hiện các hoạt động quảng bá văn hóa doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ đến nhân viên.
- Bộ phận kinh doanh: Chia sẻ thông tin về thị trường, khách hàng, kết quả kinh doanh để nhân viên hiểu rõ hơn về vị trí của mình trong doanh nghiệp.
- Các cấp quản lý: Là những người truyền cảm hứng, định hướng và tạo động lực cho nhân viên.
Người chịu trách nhiệm cho truyền thông nội bộ là ai?
Xem thêm: Quản trị thương hiệu là gì? Cách xây dựng thương hiệu
Những quan niệm sai lầm về truyền thông nội bộ
Phân biệt truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp
Đây là hai yếu tố có mối quan hệ mật thiết nhưng không đồng nhất. Truyền thông nội bộ là công cụ để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, trong khi văn hóa doanh nghiệp lại là mục tiêu cuối cùng mà các hoạt động truyền thông trong nội bộ hướng tới. Văn hóa doanh nghiệp được hình thành từ nhiều yếu tố, trong đó truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng.
Truyền thông nội bộ có phải văn hóa doanh nghiệp?
Truyền thông nội bộ không phải PR in-house
Mặc dù cả hai hoạt động đều liên quan đến việc truyền thông, nhưng mục tiêu và đối tượng của các yếu tố này khác nhau. PR in-house hướng đến việc xây dựng hình ảnh tích cực của doanh nghiệp với công chúng bên ngoài, trong khi truyền thông nội bộ tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với nhân viên bên trong tổ chức.
Truyền thông nội bộ không phải hoạt động quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự và truyền thông nội bộ đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý con người trong tổ chức. Tuy nhiên, quản lý nhân sự tập trung vào các hoạt động liên quan đến quy trình quản lý nhân sự, còn truyền thông trong nội bộ tập trung vào việc truyền đạt thông tin và xây dựng mối quan hệ.
Truyền thông nội bộ có phải hoạt động quản lý nhân sự hay không?
Truyền thông nội bộ không chỉ là tổ chức sự kiện, văn nghệ
Tổ chức sự kiện, văn nghệ chỉ là một phần của hoạt động này. Truyền thông trong nội bộ còn bao gồm nhiều hoạt động khác như xuất bản nội bộ, xây dựng website nội bộ, sử dụng các kênh truyền thông xã hội nội bộ… Mục tiêu của các hoạt động này là đa dạng hóa các kênh truyền thông, tạo ra sự tương tác và gắn kết giữa nhân viên.
Kỹ năng và tố chất cần có của người đảm nhiệm truyền thông nội bộ
Để truyền tải thông điệp một cách tối ưu và xây dựng một môi trường làm việc gắn kết, người làm truyền thông trong nội bộ cần trang bị cho mình những kỹ năng và tố chất đặc biệt nào?
Về kỹ năng
Các kỹ năng cần có của người chịu trách nhiệm truyền thông trong tổ chức, doanh nghiệp
- Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình: Đây là kỹ năng nền tảng và quan trọng nhất. Người làm truyền thông cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, súc tích và thuyết phục đến mọi đối tượng trong tổ chức. Khả năng lắng nghe, đặt câu hỏi và nắm bắt tâm lý của người nghe cũng rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt.
- Kỹ năng viết lách: Viết lách tốt giúp người làm truyền thông tạo ra những nội dung hấp dẫn, dễ hiểu và ứng với từng đối tượng. Từ các bài viết nội bộ, bản tin, đến các bài đăng trên mạng xã hội đều đòi hỏi khả năng sử dụng ngôn ngữ linh hoạt và sáng tạo.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Trong thời đại số, việc thành thạo các công cụ và phần mềm truyền thông là điều cần thiết. Người làm truyền thông cần biết cách sử dụng các phần mềm thiết kế, các nền tảng mạng xã hội, các công cụ phân tích dữ liệu để tạo ra và đo lường hiệu quả của các chiến dịch truyền thông.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý: Khả năng lên kế hoạch, quản lý thời gian, phân công công việc và theo dõi tiến độ là những yếu tố quan trọng để đảm bảo các hoạt động truyền thông diễn ra trơn tru.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Người làm truyền thông cần có khả năng phân tích thông tin, đánh giá tình hình và đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Về tố chất
Để đề ra kế hoạch truyền thông môi trường nội bộ tối ưu, bạn cần rèn dũa những tố chất gì?
- Sáng tạo: Luôn tìm kiếm những cách thức mới để truyền tải thông tin, tạo ra những nội dung hấp dẫn và độc đáo.
- Linh hoạt: Khả năng thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của môi trường làm việc và công nghệ.
- Trách nhiệm: Luôn hoàn thành công việc đúng hạn và đảm bảo chất lượng.
- Giao tiếp tốt: Xây dựng mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp, cấp trên và các bộ phận khác trong công ty.
- Đam mê: Có niềm đam mê với công việc truyền thông và luôn muốn học hỏi, khám phá những điều mới.
Trên đây là toàn bộ thông tin về truyền thông nội bộ là gì và cách xây dựng, vận hành. Hãy chia sẻ bài viết nếu những chia sẻ trên mang lại cho bạn nhiều góc nhìn và khái niệm hữu ích. Đừng quên theo dõi Business Up để cập nhật thêm nhiều bài viết thú vị và hấp dẫn khác nhé!
>>> Xem thêm bài viết liên quan:
